當今,以網絡為中心的信息技術革命給全球帶來深刻的影響和變革,也給企業帶來難得的機遇和挑戰。信息網絡的構建對企業內部各個部門的工作方法及業務流程產生深遠的影響和變革。在信息化條件下，企業究竟如何構建成本控制子系統？本文從信息化前提出發，具體說明信息化條件下企業成本控制系統的構建思路，介紹信息化條件下的企業成本控制方法，并提出信息化條件下企業成本控制系統評價的評價標準。　　一.信息化及企業信息化　　所謂“信息”，一般認為是具有新內容、新知識的消息（如：書信、指令、情報等），它與數據既有聯系，又有區別。數據是對情況的記錄，它不但包括數值數據，而且包括非數值數據（如數據化的聲音、符號、圖像、表格、文字等），數據經過加工處理，變成對組織的管理、決策等具有參考價值的資料時，就是信息。信息具有準確性、及時性、完整性三個特性。　　隨著計算機的發明及更新換代，以0和1為基礎的電子信息技術得到廣泛的應用，信息化從而被認為是以數據環境建設為基礎，以計算機為手段，以通信網絡為傳輸媒介，以解決各類應用問題為對象，最終實現現代化的過程。　　作為社會信息化的主角和組成部分，企業信息化是指企業在供、產、銷各個環節及各個部門的經營管理活動中，應用現代信息處理技術、網絡技術、自動控制技術等先進手段，對企業進行全方位，多角度，高效和安全的改造，通過信息資源的深刻開發和信息技術的有效利用來提高企業的開發、設計、生產、銷售、售后服務等環節以及企業的經營管理、決策等方面的工作效率和水平，進而提高企業經濟效益和競爭力的過程。企業信息化一般通過構建企業內部局域網，接入Internet，各部門應用一系列功能軟件構建數據庫，并及時、準確、完整的發布部門信息;在權限允許范圍內各部門還可以瀏覽使用部門外的信息，實現企業內部溝通與反饋。　　信息化使企業在兩方面受到根本改造。一方面，信息化建立了企業和市場之間的橋梁，企業可快速、準確的了解市場動向和顧客需求，從而使工業化的大規模生產和推銷被靈活的信息服務所取代；另一方面，信息技術由過去的大型主機統一為信息生成、處理、發布及傳真為主要角色，使眾多的PC機組成的網絡能高效的運轉。　　由于本文所要闡述的是成本控制這一企業內部管理方面，故以下闡述著重于上述兩方面的后者，即：企業利用現代信息技術和通信技術，構建內部網絡，把內部各部門和企業供、產、銷各個環節連接起來；各部門和環節及時搜集、整理、加工、生成、儲存部門信息，并準確、及時的在網上發布和提示，實現企業內部各部門及企業生產經營各環節所需信息的暢通無阻，從而從根本上消除由于信息傳遞滯后所造成的企業反應遲鈍，不能因時因勢的改變生產經營管理等方面的模式和難以靈活的應對市場風云變幻等方面狀況。　　二.信息化條件下的企業成本控制系統　　傳統的認為,企業的利潤主要取決于銷售的數量與價格,而對成本的節約則往往不太重視。隨著買方市場的形成，這種銷售導向型的經營方略開始尋求成本節約的支持，即以低成本推動銷售，為銷售提供堅強的后盾。　　一提(續致信網上一頁內容)到成本控制，實現成本節約，人們就會想到降低采購成本，實現面向制造和銷售的設計 ，新工藝在生產中的應用，精簡機構，裁汰冗員，縮減管理費用等種種措施而很少從戰略的系統的系角度考慮問題，運用現代信息技術實現系統成本集成分析，從量、價、時、空全方面的考慮成本構成，從時間、空間縮減的角度降低成本。　　信息化條件下，企業運營的成熟模式經現代信息技術改造變得程序化,模塊化,這就實現了企業所需信息的格式化、標準化和信息內容傳遞的快捷化，企業的成本控制系統在信息化平臺上從而也實現了成本構成的明晰化（在信息化平臺上，企業諸如材料成本，采購成本、勞動力成本、各種稅費都有固定的核算模式和核算方法，另外還有固定的格式）和成本核算、控制的及時化。企業成本核算部門可根據趨于實時化的核算結果分析成本波動原因，并準確、及時、有效的傳遞給決策部門，以供決策部門制定相應的決策，有效的消減企業成本。此外，信息技術的應用摒棄了傳統成本核算中一些繁雜的手工勞動，提高了諸如成本控制中心等部門的工作效率，也突破了空間限制，消除由于空間隔閡造成的溝通阻礙造成的無形成本，這就為企業迅速決策、制定切實可行的實施方案,真正實現從源頭控制成本，從整體上降低企業運營成本。　　作為企業信息系統的一個子系統，成本控制系統一方面繼承了企業信息系統全部信息技術、硬件設施，另一方面卻須配備一批即懂信息技術又懂管理科學，具有戰略遠見能從全局角度考慮問題的復合型人才來充當成本控制人員。這些人員匯總成本核算部門核算結果，從企業戰略成本節約的角度考慮企業運營各節點成本的合理性，比較各種方案，選出最優方案。　　企業的成本控制人員統一隸屬于企業成本控制部門（可稱為“成本控制中心”），其工作結果僅對成本控制中心負責。企業成本控制中心作為企業的一個職能部門，其工作結果只對決策部門負責，其活動僅聽取其它部門的建議而不應受其干擾，其組織人員工作過程和場所則貫穿于企業運營的各部門、各環節。　　系統必有其輸入與輸出，企業成本控制子系統也不例外，這主要體現在成本控制系統構建和運行過程之中。　　三.信息化條件下企業成本控制系統的構建　　一般來說，數據環境建設是企業信息化過程的開端。企業通過建立數據庫，最終實現數據庫共享，在權限范圍內，各部門可以及時得到所需的信息。共享數據庫只重結果（數據）不重過程，最終的數據是信息使用者唯一的標的物。然而，數據的準確性、及時性、完整性往往取決于數據庫的構建過程。信息化條件企業成本控制系統的形成也離不開數據庫構建這一開端。　　作為企業信息系統的一個子系統，成本控制系統是從原始會計憑證及其它的原始資料出發，經過搜集、整理、加工、生成部門信息，并提供給企業中財務、會計、物流、生產管理、銷售等相關部門，以供進行財務核算，資金籌集，生產安排，成本控制等方面工作參考使用，并從信息使用部門的反饋中總結改進這一系統。本文所要說明的企業成本控制子系統是指企業在已經構建信息系統的硬件設備及裝載應用軟件基礎上，單從企業流程構造角度出發的信息系統，因而較少涉及信息技術問題。為說明如何具體的構建這已開放系統，我們從圖--1可略窺一斑。　　從圖—1中可以看出，成本數據庫的構建僅限于圖中左邊部分。我們只要羅列企業各種成本，就可勾勒出成本的輪廓。然而，資金對于企業的重要性決定了構建企業成本數據庫并非簡單的圖表羅列，而是一項復雜的系統工程。　　圖—1中各項成本均使用灰色背景，是為說明如何具體建立成本數據庫。我們且稱這些有灰色背景的成本為“黑箱”。成本數據庫的建立需要一個前期工作，那就是要打開這樣一個個“黑箱”，使其中的每一項具體成本“得見天日”。而這是成本控制過程中最基礎最困難的階段。　　要打開 成本“黑箱”須從成本的淵源開始。為說明如何打開成本“黑箱”，這里以 “勞動力成本”“黑箱”的開啟為例。勞動力成本可細分為“工資+培訓費用+其它費用”。然而，構建成本信息庫過程不僅包括找出成本構成，而且還包含對成本產生方案的比較。勞動力成本的核算只要明確勞動力成本構成并對其進行具體計算，然后匯總即可達到目的。勞動力成本核算在企業信息化條件下可借助于企業信息化軟件中的一些功能模塊來完成，因而只要完成成本細分，接下來主要是輸機入賬即可。而在勞動力成本方案選用方面，最基本的有兩套方案，一是企業雇傭長期工人，另一方案是雇傭臨時工。企業是追求利潤的實體，兩套方案的選用當然以利潤及效益為標準。究竟選用哪一套方案需要分析企業生產的性質及特點。　　選用前一種方案，必須考慮到企業在生產淡季需要負擔長期工的工資及由于雇傭長期工而引起的其它費用。選用后一種方案則要考慮企業引進新員工所必需的招聘費用、培訓費用以及企業可能由于市場需求突然上升而招不到新員工而帶來的損失。綜合比較兩套方案要求用數據說話，因而需要具體結果。信息化條件下，使用決策子系統中的一系列軟件，輸入具體數據即可產生相應結果，選出最優方案。　　在這里“黑箱”的開啟需要配備專門的人員，我們且稱之為“黑箱”開啟人員。黑箱”開啟人員扮演的角色不僅僅是事實提供者,即他們要在詳實的描述并反映各種成本及方案具體情況的基礎上，還需提供詳實的部門信息給信息需要者,并提供給使用者一些具有參考價值的信息使用方法。這就要求“黑箱”開啟人員具有管理,情報,信息應用, 計算機應用等方面的知識,并能從供應鏈的角度理解其在整個企業流程中所處的位置, 具有全局和戰略的眼光信息使用者是“黑箱”開啟人員的用戶，理所當然的成為其工作質量的評價者。但作為同一企業的不同部門或同一部門中的不同分工，信息需要者又必須承擔對“黑箱”開啟部門反饋其提供的信息準確度、及時性、完整性以及可用性方面的資料，供“黑箱”開啟部門進行工作績效評價和改進工作中的缺陷。　　和勞動力成本“黑箱”開啟一樣，其它“黑箱”的開啟也要經歷分解成本和選擇最優方案兩個過程。具體的開啟方法和勞動力成本“黑箱”開啟法大體一致，這里將不再贅描述。　　成本數據庫的構建是從“黑箱”開啟的結果開始。開啟完“黑箱”，接下來的工作是將各個以明晰的成本信息規范化，使其有統一的名稱、明確的定義、標準的格式，并對這些信息之間的關系做出明確的定義。這就是數據庫的結構化，它主要是將前期階段開啟的各種成本分類，以會計科目及財務報表的形式匯總并構建數據庫結構及框架，全面反映數據庫的內容及輪廓。實踐中，實現這一步驟通常運用模塊化方法，將成本的組成部分細分成小的功能模塊（每一個模塊既是分類的標準，又是完成一系列工作的程序）以實現數據統計的快捷和分類的明晰化。　　接下來的工作是數據編碼。即將結構化的分類數據中涉及到的各種科目按一定標準和規則統一編碼，以便分類匯總及查詢，并有利于不同部門在企業信息化過程中對同一信息的理解和溝通。實踐中有許多企業是按成本會計科目的拼音聲母組合來實現，這既利于迅速查詢，又有利于非專業人士的理解，方便不同部門間溝通。　　逐條逐目的將各種數據錄入結構化的數據庫，使分類數據得以核算是成本控制的重要階段，也是數據庫構建過程中的最終環節。在這一階段，數據錄入人員將前期工作所完成的工作成果輸入數據庫中的相應位置，使其迅速的產生相應的結果。核算部門將核算的各種結果組成文件，然后有選擇的通過內部網絡發布，供部門內部或權限允許的部門使用，信息使用部門也可通過信息網絡及時反饋信息方面情況，這就完成了圖－１中右邊的結構。　　完成上述工作，基本上就完成了數據庫的構建，但這只完成了成本控制的前提條件。　　四.信息化條件下的成本控制方法　　和任何的系統一樣，信息化條件下企業成本控制系統有其終極目標。成本是企業經營狀況的反映，如果企業生產經營成本低，在其他條件相同時，其產品就具有價格競爭力，企業的經營狀況自然也好。和傳統的成本控制目標略有差異，企業信息化是一項長期的經營管理戰略，而不是一項能立竿見影的工作；在信息化條件下，企業成本控制不應只以降低成本、促進銷售、擴大產品市場占有率為目標，而且還應該著眼企業的長遠發展，實現企業經營穩健性這一戰略目標，這就要求企業經營成本穩健，避免由于預測等方面原因帶來的成本大起大落。要實現這一目標，首先需要了解企業成本產生波動的原因。下面引入“牛鞭效應”這一現象來說明。　　“牛鞭效應”最早是寶潔公司在調查嬰兒一次性紙尿褲訂單分布規律時，發現雖然嬰兒對產品的消費比較穩定，零售商的銷售波動也不大，但廠家從經銷商那里得到訂單卻出現大幅波動。同一時期，廠家向原材料供應商的訂貨量的波動幅度就更大。這就像揮動牛鞭一樣，只要手腕稍稍抖動，鞭稍就發生大幅波動。于是人們稱這種現象為“牛鞭效應”。后來經眾多的企業驗證，這一現象也存在于其他行業的一些企業中。　　“牛鞭效應”所造成的需求大幅波動對企業生產經營造成很大的難題，它可能導致企業生產安排不當，運輸不合理，庫存波動，采購量變化，使企業對市場變化反映緩慢，客戶滿意度下降，收益減小，而這些都反映為信息失靈、企業成本的異常波動。　　企業在信息化主要解決的是企業由于信息傳遞滯后，反饋不靈敏問題，所使用的手段主要是通訊技術和網絡，傳遞的是數據化的信息。信息是具有時間性，而且易失真，信息源的信息經過一定的傳遞環節和路徑極可能變得面目全非。另外，信息在傳遞過程中難免出現人為因素造成的信息傳遞滯后和失真等情況，因而，企業信息化條件下要降低“牛鞭效應”產生的成本，使成本波動幅度減小，就需要從信息可能失真的環節著手，系統的解決信息失真問題。　　五.做好成本控制系統構建前期的準備工作　　如前所述，企業成本控制系統構建有一個前期準備工作。前期工作所處理的原始資料既是企業各部門工作的成果，又是成本控制工作的起點，因而必須保證源頭信息的真實性。這一方面要構建資料使用反饋機制，使資料源頭與“黑箱”開啟人員能及時的溝通，以驗證并保證資料來源的可靠性。另一方面要配備高素質的“黑箱”開啟人員。作為“黑箱”開啟人員，必須具有系統的資料方面知識和分析判斷能力，能對資料的有用性和真實性做出基本判別，資料的取舍要經過集體抉擇和溝通反饋，盡量減少個人臆斷。這樣才能盡量減少源頭信息失真。　　1. 構建良好的企業成本控制系統　　一個良好企業成本控制系統不僅要全面的反映企業成本的全面構成，避免由于成本考慮不周全而造成的成本異常波動，而且對輸入數據庫的數據的真實性有較高的要求。這不只是成本控制體統內部的事，也有企業相關部門的職責。企業內部的銷售、生產、物流部門要做好市場需求預測，生產資源規劃，庫存及運輸方面預測，減少成本系統外的因素造成的成本波動。另外，企業內實現信息傳遞數據化和書面化，避免由于經驗和口頭方面原因造成企業成本信息失真。　　2. 加快信息傳遞速度　　信息傳遞的速度與企業成本波動關系密切。一般的，準確及時的信息可使成本控制部門及時了解企業成本最新狀況，而信息傳遞滯后則可能使成本控制部門對變化了的情況做出錯誤判斷，使信息供應鏈上出現誤區，造成企業經營方略和決策的失誤。　　加快信息傳遞速度還要求部門配備專門的信息人員，對新生成的信息和變化了的信息做出迅速反應，及時的處理、反饋和傳遞，使需要者能及時的了解最新信息。此外，加強員工的信息化意識，培養員工的信息反應及反饋能力也是加快信息傳遞的有效途徑。　　3. 統一信息內容　　轉遞者的不同描述是造成信息失真的重要原因。由于不同的人對同一問題有不同的理解，同一信息在傳遞途中，會由于形形色色的轉述而變得面目全非，因而需要對傳遞中的信息使用相同的格式，統一傳遞內容，使傳遞中的內容在不同的信息界面上顯示為同一內容，或顯示所有的傳遞路徑便于查出信息失真的過程。而這些在信息化條件下通過內部網絡的郵件系統較易實現（如Notes系統的郵件轉發功能）。　　減小成本波動是信息化條件下的企業成本控制系統最終目標，但究竟什么樣范圍內的成本波動是合理的還需要成本控制的評價標準。　　4. 信息化條件下的成本控制系統評價標準　　對于系統中的波動，一般來說，波動越小，系統越穩定。但究竟多小的波動是理想的范圍，這需要引入六西格瑪標準。　　六西格瑪管理思想是摩托羅拉公司首先使用，并由通用公司前總裁杰克?.威爾奇大范圍推廣的一種先進管理理念。希臘字母中小寫的δ是一個在統計學中表示標準差的符號，六西格瑪管理思想中將一個系統假想成一個閉環，這個閉環非常敏感，系統中那些影響因素正常變動時，系統運行就正常；影響系統的因素發生變化時，系統就有一個波動，稱之為偏差，如函數y=f（x）就是一個受變量x影響的系統。六西格瑪管理法通過提出系統波動的理想目標，收集現實中系統數據的平均值，計算數據方差，找出偏離平均值的程度，然后通過改造系統流程，減小和消除系統的偏差來達到系統運行的正常化。為說明如何運用六西格瑪標準評價信息化條件下的成本控制系統，我們用圖-2說明。　　假設企業必須有一個可以接受的成本18，由于非系統原因或其它原因，企業的成本左右允許偏差２，即成本可以在到16～20范圍內波動，任何在這個范圍內的成本，對于企業所有者來說都是可以接受的，16為LSL,代表“下限”，20為USL,代表上限。接下來我們需要統計企業在相同長度會計期間的成本，求出這些成本的平均值，若正好為18, 我們以18為中軸，把所有的成本數據放入一張正態分布曲線圖（鐘形曲線）如圖-2。此時我們會發現在相同長的會計期間，有的成本高于20，有的成本低于16,這對于企業來說并不奇怪，因為有的會計期間可能出現原材料價格漲跌情況。此時我們計算出現在的標準差（δ）為2.7,這對于企業成本為波動范圍為２的限制來說，它還達不到一個δ標準。　　這說明目前企業的狀況不好，必須采取措施改進成本控制系統，如加快信息發布速度，及時統計原始資料，削減庫存，減員增效等。結果我們發現企業成本的偏差大大減小，這說明企業運營過程中的成本波動減小，這對企業的財務預算決算等方面提供了可靠的依據，企業經營的穩健性從而也得以增加。　　從統計學的角度來說，標準差從2.7減小到0.33,這就意味著其企業的成本控制達到了六西格瑪。如圖－３表明了這種狀態，此時的企業的平均成本仍然是18但由于成本控制的改進，成本波動的偏差減小，成本變動都控制在允許的波動范圍之內，即成本曲線的正態分布圖在LSL和USL線之間，此時就達到了成本控制系統運行的優良狀態。　　需要指出的是，六西格瑪標準并不是企業成本控制系統的最優狀態，因為西格瑪數越大，西格瑪的值越小，系統運行的穩健性就越好。由此可見，企業成本控制系統是一個不斷的改進的動態開放系統。上述過程從理論上描述了六西格瑪標準的實施，對于信息化條件下的成本控制系統，我們可參考這種方法訂立對企業可行的西格瑪標準，并適時的改進系統流程，從而使整個系統向更高的目標邁進。