摘 要 從成本的角度分析高校學(xué)生檔案管理，提出高校學(xué)生檔案成本管理的內(nèi)涵、分類、途徑等，有利于高校學(xué)生檔案管理者在“兩型”社會建設(shè)中，樹立成本觀念，強化成本意識，實現(xiàn)低成本投入和高效益產(chǎn)出，更好地為高校教學(xué)和科研服務(wù)。　　關(guān)鍵詞 高校學(xué)生檔案 成本管理　　高校學(xué)生檔案為國家和社會選拔任用人才提供借鑒和依據(jù)，對用人單位選才任賢有廣泛的參考價值。筆者從成本的角度分析高校學(xué)生檔案管理，提出高校學(xué)生檔案成本管理的內(nèi)涵、分類、途徑等，有利于高校學(xué)生檔案管理者在“兩型”社會建設(shè)中，樹立成本觀念，強化成本意識，實現(xiàn)低成本投入和高效益產(chǎn)出，更好地為高校教學(xué)和科研服務(wù)。　　1．高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀　　高校學(xué)生檔案對學(xué)生管理、學(xué)生就業(yè)、人才選拔及促進高校教學(xué)質(zhì)量的提高具有重要作用。目前，在高校學(xué)生檔案管理工作存在著不足，主要表現(xiàn)為：檔案意識不強，例如：在學(xué)生檔案中，出現(xiàn)姓名與身份證姓名不符和一些同音不同形的字，在同一人的檔案中，就有不同姓名和不同出生日期，有許多學(xué)生不關(guān)心自己的檔案，工作多年也不知自己的檔案在哪里，直至單位需要時才將關(guān)注的視線轉(zhuǎn)向母校檔案部門。歸檔不及時、內(nèi)容缺乏個性，有的高校是在學(xué)生畢業(yè)離校時才突擊整理檔案，有的檔案雖有記載，但又多流于形式，沒有個性，很難滿足用人單位的希望要求。缺乏專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員，容易出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞程序不規(guī)范和檔案漏發(fā)、誤發(fā)現(xiàn)象等學(xué)生檔案管理體制、方式落后，較少利用電子檔案，容易造成高校學(xué)生檔案管理工作與日趨復(fù)雜情勢不適應(yīng)等。　　2．高校學(xué)生檔案成本管理的內(nèi)涵與分類　　筆者認為高校因追求學(xué)生檔案管理結(jié)果的有效性所發(fā)生或應(yīng)發(fā)生（還未發(fā)生）的所有資源消耗都是高校學(xué)生檔案成本管理成本，包括顯性成本與隱含成本。高校學(xué)生檔案顯性成本主要包括人力資源成本、物力資源成本、財力資源成本、信息資源成本等。人力資源成本主要指支付給職工的各類勞動報酬及繳納的各項社會保險費等，包括基本工資、津貼補貼、職工福利費、獎金、社會保障支出等；物力資源成本主要指用于高校學(xué)生檔案的館舍、計算機及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、通訊線路器材、辦公軟件、圖書雜志等費用；財力資源成本主要指高校學(xué)生檔案管理方面的支出，包括辦公費、印刷費、水電費、交通及差旅費、會議及培訓(xùn)費、招待費、勞務(wù)費、專用材料費等；信息資源成本主要指獲悉高校學(xué)生檔案信息能力與效果而采取的方法、手段、途徑所消耗的費用等。高校學(xué)生檔案隱性（無形資產(chǎn)）成本指高校學(xué)生檔案更好地為人事部門、學(xué)生自身、社會、學(xué)校的教學(xué)和科研服務(wù)所花費的宣傳費用，高校學(xué)生檔案工作人員的培訓(xùn)費用、購入無形資產(chǎn)的投入和支出，主要包括知識成本、社會名譽成本等。　　3．高校學(xué)生檔案成本管理的途徑與對策　　3．1強化成本意識，更新成本觀念　　在“兩型”社會建設(shè)中，現(xiàn)代成本意識要求高校學(xué)生檔案管理人員對成本管理和控制足夠重視，要以成本效益觀念看待成本及其控制問題，將每一分錢花得恰到好處，將高校學(xué)生檔案資源用到最需要的地方，力求使單位成本盡可能產(chǎn)生最大經(jīng)濟效益和社會效益。　　3．2堅持規(guī)范治檔，強化成本管理　　《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》明確規(guī)定：高等學(xué)校檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。高校要依法治檔，確保學(xué)生檔案的完整性、全面性、真實性，使學(xué)生檔案真正(續(xù)致信網(wǎng)上一頁內(nèi)容)成為學(xué)校或用人單位培養(yǎng)人、使用人的可靠憑證。高校學(xué)生檔案管理工作要強化成本管理，注意校、院、系相互間的聯(lián)系，力爭檔案管理規(guī)范化、制度化。　　3．3科學(xué)增加與節(jié)約檔案資源成本　　筆者以成本與效益理論為基礎(chǔ)，從成本的角度探尋高校學(xué)生檔案中顯性成本和隱性成本的管理途徑，試圖提高高校學(xué)生檔案資源的低成本投入和高效益（經(jīng)濟和社會效益）產(chǎn)出。　　3．3．1高校學(xué)生檔案人力資源成本管理：高校要加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高人員業(yè)務(wù)水平，建立一支強有力的學(xué)生檔案管理隊伍。例如，成立學(xué)生檔案管理的職能部門，配備專職檔案管理人員和招聘兼職的檔案員。專職人員應(yīng)盡量聘用有檔案工作經(jīng)驗的人員，兼職檔案人員可從學(xué)校有關(guān)部門、學(xué)生教育管理工作者或優(yōu)秀學(xué)生中聘任，以最少的人力資源投入，完成學(xué)生檔案材料的收集、整理、審查、移交等工作。　　3．3．2高校學(xué)生檔案物力資源成本管理：高校要加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的迅速普及，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化格局已逐步形成，高校學(xué)生檔案管理工作要加快推進以計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的高校學(xué)生檔案現(xiàn)代化工程的建設(shè)，提高科學(xué)管理水平，從而減輕檔案收集、整理的工作強度，加大學(xué)生檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化管理，更好地發(fā)揮學(xué)生檔案的社會效益。　　3．3．3高校學(xué)生檔案財力資源成本管理：高校要加大學(xué)生檔案管理的財力投入，確保有條不紊地做好學(xué)生檔案工作。例如：做好學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間生活、學(xué)習(xí)和社會活動等情況的材料的收集整理工作，包括學(xué)生的入學(xué)材料（學(xué)歷證書、身份證、照片、報名登記表等）、學(xué)籍材料（學(xué)習(xí)成績、社會實踐報告、畢業(yè)論文、等級證書以及獎懲情況等）、畢業(yè)鑒定材料（班主任和相關(guān)管理部門所填寫的畢業(yè)鑒定材料）等，以電子檔案、光盤等形式來保存。　　3．3．4高校學(xué)生檔案信息資源成本管理：檔案管理工作要根據(jù)當前高等教育的新形勢，從加強創(chuàng)新教育、素質(zhì)教育入手，加大高校學(xué)生檔案信息資源成本的投入，認真研究開發(fā)大學(xué)生的檔案信息資源，從知識、人格和素養(yǎng)等方面發(fā)現(xiàn)學(xué)生的優(yōu)點和長處，以便于因材施教，加強學(xué)生管理，幫助學(xué)生成才，指導(dǎo)學(xué)生就業(yè)。　　3．3．5高校學(xué)生檔案資源隱性成本管理：高校應(yīng)該更好地宣傳檔案意識，增加購入無形資產(chǎn)的投入，樹立良好的社會聲譽。例如：確保高校學(xué)生檔案的真實性。在一個法制健全的社會中，誠信是一種無形資產(chǎn)。一份完整的學(xué)生檔案不單純是學(xué)生受教育的情況，還應(yīng)包括學(xué)生個人的信貸消費、有無犯罪記錄和參加社會公益活動的記錄等內(nèi)容，是對學(xué)生成長歷史真實完整的記錄。原始的學(xué)生檔案材料是具有法律效力的，可以為當事人出具合法的證明材料。為維護高等學(xué)校及其畢業(yè)生合法權(quán)利，打擊不法分子偽造和買賣學(xué)歷證書的行徑，各高校應(yīng)根據(jù)教育部《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，將普通高校、成人高等教育和高等教育自學(xué)考試的畢業(yè)生文憑和畢業(yè)生彩色照片、身份證號碼一同注冊上網(wǎng)，進入全國高等教育學(xué)歷證書電子檔案數(shù)據(jù)庫，以從根本上治理假文憑市場。　　參考文獻　　［1］金鑫．從大學(xué)生就業(yè)談高校學(xué)生檔案的管理［Ｊ］．辦公室業(yè)務(wù)，2004，（1）：46－47．［2］李淑娥．新時期高校學(xué)生檔案管理初探［Ｊ］．黎明職業(yè)大學(xué)學(xué)報，2004，（1）：72－74．